Op 2 februari 2021 hield Sena voor de allereerste keer een online webinar, bedoeld voor producenten van geluidsopnamen. In het webinar werd vooral aandacht besteed aan enkele praktische zaken die komen kijken bij de incasso en de verdeling van gelden door Sena. Met name de onderwerpen ‘rechten per titel per land’ en ‘dubbelclaims’ kwamen aan bod. Hieronder volgt een kort verslag. De tekst eindigt met enkele tips.
Wie is producent?
Allereerst werd door Sena een nadere uitleg gegeven aan het begrip ‘producent’. In het Engels bestaat het begrip ‘producer’. Maar ook in Nederland gebruiken we een begrip ‘producer’ en ‘producent’. Er is dus gemakkelijk sprake van enige spraakverwarring.
Producent bij Sena is niet de studioproducer, of een DJ die zelf muziek maakt. De producent is bij Sena degene die de opname betaalt en als financieel eindverantwoordelijke partij, de eigenaar is van de mastertape.
Rechten per titel per land
Zodra Sena weet voor welke landen een producent de rechten heeft, kan Sena bij de betreffende landen en rechtenorganisaties de vergoeding innen. Dat is bijvoorbeeld belangrijk om dubbelclaims te voorkomen. Zonder deze informatie kan de Sena niet claimen. De betreffende informatie dient door de producent te worden ingevoerd op de pagina Rechten Per Titel Per Land (hierna: RPTPL) in de MySena-portal van Sena.
Maar er is meer informatie nodig. Zo dient voor iedere titel in Sena’s portal ook een ISRC-code te worden ingevuld per opname. ISRC is een unieke code die aan een specifieke titel of track hangt. Sena kan uitsluitend gelden voor opnamen incasseren als de RPTPL bekend is én er een ISRC-code beschikbaar is. Er zijn miljoenen tracks in de wereld dus het is heel belangrijk om die van elkaar te kunnen onderscheiden. Dat gebeurt middels de ISRC-code. Wordt het scherm RPTPL per titel niet ingevuld door de producent, dan kan Sena sinds een paar jaar met name in het buitenland geen geld meer incasseren voor de betreffende opname.
Hoe kun je de rechten per titel per land invullen?
Nieuwe track toevoegen kan via de portal van Sena. Vorig jaar is in de portal ook de rubriek ‘track-lengte’ toegevoegd. Daar vroeg het buitenland met name om.
De rubriek ‘Percentage rechten’ geeft aan welk percentage Sena mag claimen in het buitenland. In de rubriek ‘Rechtenperiode’ zal vaak een onbeperkte looptijd worden ingevuld. Een en ander hangt af van de specifieke afspraken die de producent heeft gemaakt.
In Stap 2 op de portal dient de producent per land op te geven welk percentage Sena kan claimen voor het gebruik van de opnamen in dat land. Nederland staat trouwens niet in de lijst met landen, want voor alle rechthebbenden claimt Sena in Nederland in ieder geval. Vandaar dat Nederland niet in de lijst met landen in Stap 2 van de portal wordt genoemd.
Stel: Sena heeft van de producent een wereldwijd mandaat gekregen, moet je dan alsnog apart de RPTPL van iedere opname invullen? Het antwoord is: ja. De reden daarvoor is dat het percentage van de te incasseren gelden per land kunnen verschillen. Er kunnen verschillende percentages gelden per land, maar ook verschillende aanvangsdata voor het claimen per land. Soms maken partijen een 50/50-afspraak als het gaat om de verdeling van de inkomsten. Soms hebben partijen alleen de rechten in de Benelux. Als een claim internationaal gezien voor meer dan 100% door verschillende producenten wordt geclaimd, dan krijgt niemand geld totdat het probleem is opgelost.
Wat gebeurt er als een opname van eigenaar veranderd, of als een licentie eindigt? Het is dan heel belangrijk om opnieuw de juiste data in te voeren in MySena.
Het invullen van de RPTPL-pagina en de ISRC-code zijn dus noodzakelijk voor de buitenlandse incasso, maar ook om zogenaamde ‘dubbelclaims’ te voorkomen. De dubbelclaims groeiden ieder jaar, waardoor daarvoor een oplossing moest komen.
Dubbelclaims
Dubbele claims ontstaan als een bepaalde titel door tenminste twee producenten wordt geclaimd of als er sprake is van een overlapping van de rechtenperiode. Het systeem maakt dan automatisch een dubbelclaim aan en dat bericht gaat vervolgens via de portal naar beide producenten. De producenten kunnen hun claim vervolgens bevestigen, intrekken of aanpassen.
De afhandeling van dubbelclaims gaat vrij eenvoudig. In de portal kan de producent de details vinden. De namen van de claimende producenten, een rechtenpercentage en of er nog wat gedaan of te verwerken is. Ook de contactgegevens van de wederpartij staan daarin. Daardoor kan de producent in Nederland rechtstreeks contact opnemen met de wederpartij.
Het proces heeft verschillende fases. Een claim begint in de rubriek ‘nog te doen’. Als de andere claimende producent ook heeft gereageerd, gaat de claim naar ‘historisch’. Een dubbelclaim kan zich ook ‘in escalatie’ bevinden. De claim staat dan minimaal drie maanden uit en het saldo is tenminste 1.000 euro. De claim gaat na deze periode van drie maanden naar de afdeling Juridische Zaken van Sena, die de producenten aansluitend vraagt de nodige bewijzen te leveren voor hun claim.
Wat doet Sena met de dubbelclaims?
Wat gebeurt er als een dubbelclaim niet onderling opgelost kan worden? Sena verwerkt de dubbelclaim dan zelf als zijnde ‘niet opgelost’, en dan verschijnt de claim vervolgens weer in de rubriek ‘nog te doen’. Alle vergoedingen worden geblokkeerd voor betaling, dus het is niet aan te raden om lichtvaardig een dubbelclaim in te dienen. In het geval er een dubbelclaim is in de portal, dan checkt Sena eerst de RPTPL. Blijkt dat niet helemaal te kloppen, dan vraagt Sena aanvullend bewijs aan de claimende producenten. In Nederland nemen producenten vervolgens rechtstreeks contact op met elkaar om dubbelclaims op te lossen. Lukt dat niet, dan moet er wellicht alsnog een rechter aan te pas komen en is het verstandig contact op te nemen met een advocaat. Maar vrijwel alle claims worden in de praktijk onderling opgelost, want procederen is erg duur.
Fingerprinting
Hoe zit het met de samenwerking tussen Buma en Sena? Houdt Sena zelf alle uitzendingen in de gaten? Sena werkt sinds 2017 – in een samenwerking met Buma/Stemra – samen met het bedrijf Soundaware. Met behulp van fingerprinting technologie, monitort dit bedrijf alle uitzendingen van regionale en landelijke radiostations en televisieomroepen. Alleen de lokale radio wordt niet gemonitord, ook al betaalt de lokale radio wel degelijk vergoedingen aan Sena. Buma en Sena gebruiken dus in Nederland dezelfde gegevens voor de uitkering van gelden. In het buitenland is dit alles wat lastiger, want daar is Sena afhankelijk van de speelgegevens die deze landen aan Sena aanleveren. Maar je hoeft als producent dus niet zelf bij te houden waar jouw opnamen worden gebruikt.
Hebben alle landen hun fingerprint-systeem wel in orde? Dat is niet helemaal duidelijk, maar weet je als producent zeker dat jouw opname heel veel in een specifiek land is gedraaid, en zie je daarvan niets terug in de repartitie, dan kan de producent contact opnemen met de afdeling Rechthebbenden van Sena. Sena gaat dan voor je aan het werk. Op de website van Sena kun je zelf nagaan in welke landen de naburige rechten-regelgeving van toepassing is. Een land als Egypte hoort daar bijvoorbeeld niet bij. Het bij Sena claimen van een betaling voor het gebruik van jouw opnamen in dit land is dan ook nutteloos.
Dubbelclaims in het buitenland:
Minstens één keer per jaar melden Sena en haar zusterorganisaties de dubbelclaims aan elkaar, die daarna moeten worden opgelost. Als Sena een dubbelclaim voor een producent neerlegt in het buitenland, betekent dat – als gezegd – vrijwel altijd dat de uitkering van gelden stopt totdat het probleem is opgelost. Het gaat wel om een nogal traag proces. Dat komt omdat alle landen er eigen regels op na houden om dubbelclaims opgelost te krijgen. Maar er zijn ook andere verschillen tussen de diverse landen. Zo vertegenwoordigt Sena zowel uitvoerenden als producenten, maar zijn er veel landen waar de organisatie voor de producenten een geheel andere is dan de organisatie voor de uitvoerenden. Dat brengt vertragingen met zich mee. Ook keert Sena bijvoorbeeld vier keer per jaar uit, daar waar andere landen soms maar één of twee keer per jaar uitkeren. Dat brengt allemaal vertragingen met zich mee.
Gaat het om een buitenlandse claim, dan regelt Sena het nodige om de dubbelclaim opgelost te krijgen. Dat komt omdat Sena en haar zusterorganisaties het in internationaal verband niet wenselijk vinden dat buitenlandse producenten met elkaar en met de buitenlandse organisaties rechtstreeks contact opnemen. Sena ontvangt de dubbelclaims uit het buitenland via een portal, een brief of een email.
Streaming
Worden er in Europa rechten afgedragen voor streamingsdiensten? Nee, want Sena heeft geen mandaat voor Live-radio, live-televisie, streaming en al het andere gebruik dat on-demand plaatsvindt. Alles wat interactief is, daar heeft Sena geen mandaat voor gekregen van de overheid. In Europa is dat vrijwel overal hetzelfde, met als enige uitzondering Spanje. De vergoedingen voor streaming gaan daardoor naar de producenten zelf, zonder bemoeienis van Sena.
Het ongeclaimde repertoire
In de portal is ook informatie te vinden over zogenaamd ‘ongeclaimd’ repertoire. Het gaat hierbij om repertoire dat wel ergens is gespeeld, maar waarbij de juiste naam van de producent onbekend is. Sena weet dan niet wie zij moet uitbetalen. De titel is gedraaid, Soundaware levert de speelgegevens, maar Sena kan niet zien in haar systeem naar wie de betalingen toe moeten. In MySena kun je bovenin het scherm op Claims toetsen, en daaronder hangt dan een tabblad met het ongeclaimde repertoire. Zit jouw repertoire er bij, dan kun je in het systeem op de oranje Claim-knop drukken. Er is ook een knop ‘afwijzen’ en dan weet Sena dat de betreffende titel in ieder geval niet van jou als producent is. Soms staat er bij een buitenlandse zusterorganisatie van Sena als ongeclaimd een titel die de producent bij Sena wel degelijk geclaimd heeft. Ongeclaimd betekent dan vaak dat Sena het geld voor de door haar wel degelijk geclaimde titel nog niet heeft ontvangen. Volgens de Europese Unie moeten alle Sena’s heel transparant zijn over welk repertoire precies er niet geclaimed is, waardoor er lijsten worden uitgewisseld en gepubliceerd. Het woord ‘ongeclaimd’ is in deze lijsten dus soms enigszins misleidend.
Tips
Aan het einde van het webinar gaven de medewerkers van Sena nog wat praktische tips. Zo is er een nieuwe ontwikkeling genaamd RGx. Het gaat hierbij om een internationale repertoire-database voor producenten. Deze database gaat door alle Sena’s in de wereld gebruikt worden, dus producenten doen er verstandig aan de ontwikkelingen met Rx goed in de gaten te houden. Vergeet als producent ook vooral niet voor al eens eerder aangemeld repertoire bij Sena nog eens goed naar de RPTPL-pagina te kijken. Ook voor oudere opnamen dient deze pagina te worden ingevuld, want dan kan Sena op juiste wijze de gelden claimen in het buitenland. Ook is het slim om als producent steeds tenminste één maand voor een betaaldatum van Sena, goed te kijken naar alle Nederlandse dubbelclaims en openstaande claims zo snel mogelijk op te lossen. Want dan kan Sena het resultaat alsnog verwerken en ervoor zorgen dat het geld waar iemand recht op heeft alsnog een maand later wordt uitgekeerd.
Conclusie:
Het is echt heel erg belangrijk om de categorie ‘rechten per titel per land’ juist in te voeren voor iedere opname, want die informatie vormt de basis voor de Sena-uitkeringen en voor het oplossen van dubbelclaims.
De volgende Online Session voor producenten van Sena vindt plaats op 2 maart 2021, 15.30 uur. Deze webinars zijn te volgen via de Facebook-pagina van Sena en via Sena’s YouTube-kanaal.
